○下仁田町議会事務局処務規程
平成7年3月1日
議会訓令甲第1号
(趣旨)
第1条 この訓令は、下仁田町議会事務局(以下「事務局」という。)の分掌事務、事務処理及び職員の服務等について必要な事項を定めるものとする。
(分掌事務)
第2条 事務局の分掌事務は、次のとおりとする。
(1) 秘書に関すること。
(2) 議員名簿、委員名簿並びに履歴簿の整備に関すること。
(3) 文書の収受、発送及び整理保存に関すること。
(4) 公印の制定及び保管に関すること。
(5) 議員の議員報酬、費用弁償その他の給与に関すること。
(6) 物品の購入及び使用物品の管理に関すること。
(7) 議会用自動車の管理に関すること。
(8) 議会に属する予算、決算及び経理に関すること。
(9) 議員の身分に関すること。
(10) 議員及び委員の出欠席に関すること。
(11) 職員の任免、給与、賞罰及び身分に関すること。
(12) 職員の服務及び人事に関すること。
(13) 議会関係諸規程の制定及び改廃に関すること。
(14) 儀式、顕彰及び交際に関すること。
(15) 慶弔に関すること。
(16) 議長会に関すること。
(17) 議員共済会及び議員互助に関すること。
(18) 議場等の管理に関すること。
(19) 議会事務協議会に関すること。
(20) 議事日程の作成及び諸般の報告に関すること。
(21) 議員提出議案、決議及び意見書案の作成に関すること。
(22) 請願及び陳情に関すること。
(23) 本会議及び議決報告に関すること。
(24) 会議録、その他会議記録の作成及び保管に関すること。
(25) 会議の傍聴に関すること。
(26) 公聴会に関すること。
(27) 議会全員協議会、議会運営委員会その他諸会議に関すること。
(28) 議案その他の事件に関する調査及び情報収集に関すること。
(29) 法令の調査、研究に関すること。
(30) 照会事項の調査及び回答に関すること。
(31) その他必要な事項
(事務処理の原則)
第3条 すべて事務は、代決を許された場合を除くほか、決裁責任者の決裁を受けた後でなければ、これを処理してはならない。
(文書の取扱い)
第4条 文書の取扱いについては、下仁田町文書取扱規程(昭和35年下仁田町訓令甲第1号)の例による。この場合において、同訓令中「町長」とあるのは「議長」と、「課長」とあるのは「事務局長」と、「課又は各課」とあるのは「事務局」とそれぞれ読み替えるものとする。
(文書の保存)
第5条 完結した文書は、別表に掲げる種別の区分に従い保存するものとする。
(専決事項)
第6条 事務局長及び係長の専決事項については、下仁田町事務専決規則(昭和50年下仁田町規則第13号)の例による。この場合において、同規則中「町長」とあるのは「議長」と、「課長」とあるのは「事務局長」とそれぞれ読み替えるものとする。
(代決)
第7条 議長の決裁を受けるべき事項について、議長が不在のときは、事務局長が代決する。
2 事務局長が専決する事項について、事務局長が不在のときは、上席の書記が代決する。
3 代決の制限については、下仁田町事務専決規則(昭和50年下仁田町規則第13号)の例による。
(代決した事務の後閲)
第8条 代決した事務で重要なものについては、遅滞なく上司の閲覧を受けなければならない。
(令達)
第9条 令達の種類は、次のとおりとする。
(1) 訓令甲(議長が局内に対し指揮命令するもので公表するもの)
(2) 訓令乙(議長が局内に対し指揮命令するもので公表しないもの)
(3) 訓令丁(訓令で秘密に属するもの)
(文書の記号及び番号)
第10条 条例、規則及び令達には、「下仁田町議会」を冠し、記号及び1年を通じた番号を記入するものとする。
2 令達については、令達番号簿(別記様式)を備えて必要な事項を記入するものとする。
(準用)
第11条 この訓令に定めるもののほか、事務の処理及び職員の服務等については、下仁田町の関係規程の例による。
附則
1 この訓令は、平成7年3月1日から施行する。
附則(平成20年9月1日議会訓令甲第1号)
この訓令は、平成20年9月1日から施行する。
別表(第5条関係)
1 永年保存
(1) 議決書及び会議録
(2) 条例、規則、訓令及び告示
(3) 議員の身分に関するもの
(4) 表彰に関するもの
(5) その他永年保存の必要があると認められるもの
2 10年保存
(1) 委員会及び協議会に関する文書
(2) 原簿及び台帳等の簿冊で重要なもの
(3) 調査、統計及び報告等に関する文書で重要なもの
(4) その他10年保存の必要があると認められるもの
3 5年保存
(1) 請願及び陳情に関する文書
(2) 意見、要望及び決議等に関する文書
(3) 議長会等に関する文書で重要なもの
(4) その他5年保存の必要があると認められるもの
4 3年保存
(1) 議長会等に関する文書で重要でないもの
(2) 調査、統計及び報告等に関する文書で重要でないもの
(3) 原簿及び台帳等の簿冊で重要でないもの
(4) その他数年の照査の必要があると認められるもの
5 1年保存
(1) 原簿又は台帳等に登録を終えた文書で保存を必要としない文書
(2) 一時の通知及び照会等で他日の参考を必要としない文書
(3) その他前各項又は前各号に属さない文書
