(趣旨)

第1条　この規程は、文書の受領、配布、収受、起案、発送及び保存等その他文書の取扱いについて、法令その他別に定めるもののほか、必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この規程において、次の項に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(文書取扱の原則)

第3条　文書は正確、迅速に取扱い、事務が円滑、かつ適正に行われるよう管理しなければならない。

(文書主管課)

第4条　文書の受領、配布及び発送は、文書主管課で行うものとする。ただし、次の各号に掲げる場合は、この限りでない。

(文書取扱主任の設置)

第5条　課の文書事務を処理する責任者として文書取扱主任(以下「取扱主任」という。)を置く。

(取扱主任及び事務担当者の職務)

第6条　取扱主任は、課長の命を受け、次の各号に掲げる事項を処理しなければならない。

第7条　文書主管課長は、各課等の文書取扱状況を随時調査し、適切な指導をしなければならない。

(文書の受領)

第8条　文書は、すべて文書主管課において受領、配布及び発送を行うものとする。

(特殊文書の受領)

第9条　次に掲げる特殊文書を受領したときは、文書主管課において特殊文書配布簿(様式第3号)に差出人その他を記入のうえ担当課へ配布し、受領印を徴さなければならない。

(文書の配布)

第10条　文書主管課は、前条の規定を除き処理された受領文書を、文書主管課が設置した文書配布ボックスにより担当課に配布する。

(収受した文書の受付)

第11条　取扱主任は、文書主管課から配布を受けた文書の内容を審査し、収受印(様式第1号)を押し、収受発送簿(様式第6号)に登記を要するものと要しないものに分類し、事務担当者に交付しなければならない。

(通信機器による収受)

第12条　取扱主任は、通信機器で受信したもののうち、公文書と特定したものは速やかに紙に出力し、前条の例により処理する。

(帳票の種類)

第13条　事務の取扱いに使用する帳票その他は、次の各号に掲げるとおりとする。

(処理方針)

第14条　文書の処理は、課長の方針に基づき、取扱主任が中心となり審査し、事務担当者において、迅速な処理に留意して、事案が完結するまでその経過を明らかにしておかなければならない。

(課長の職務)

第15条　課長等は、文書についての最終的判断を行い、事務が円滑適正に処理されるように留意し、その促進に努めなければならない。

(起案)

第16条　文書の処理は、起案用紙(様式第7号)に処分案を記載(以下「起案」という。)し、決裁を受けるものとする。ただし、軽易な事項の起案は、起案用紙を用いず、その余白に処分案を朱記するなどの簡便な方法により決裁を受けることができる。

(起案理由及び関係書類)

第17条　起案用紙には、起案理由その他参考事項を付記し、かつ、関係書類を添付しなければならない。

(合議)

第18条　他の課に関係する事案は、町長、副町長に提出するに先立って関係課長の合議をうけなければならない。

(合議の特例等)

第19条　次の各号に該当する文書は、総務課長に合議又は供覧しなければならない。

第20条　合議文書で、上司不在のため代決したときは、代決者において「後閲」と明記し、上司在庁の際遅滞なくその文書を後覧に供しなければならない。

(決裁区分)

第21条　起案文書には、次により、その決裁区分を課長が所定の欄に表示しなければならない。

(決裁)

第22条　事務処理は、担当課長及び副町長を経て町長の決裁をうけなければならない。ただし、会計管理者所管の事務については、この限りでない。

(回議書の再回)

第23条　決裁の終った回議書(以下「原議」という。)で関係課に合議したものは、その施行に先立って、これを関係課に回示しなければならない。廃案になったときも、また同様とする。

(閲覧)

第24条　上司の閲覧に供すればたりる文書は、余白に「供覧」の表示をして閲覧を受けるものとする。

(例規文書の種類)

第25条　例規文書の種類は、次のとおりとする。

(例規事務)

第26条　例規文書(指令を除く。)は、文書主管課に備え付けの例規番号簿(様式第8号)に登録しなければならない。

第27条　前条の文書番号は、毎年4月1日に起し、翌年の3月31日に終るものとする。ただし、同一事件に関する照会、回答等の往復文書は、同一年内に限り、事件完結まで同一番号を用い、各文書は、「の2」、「の3」等の枝番号により区別する。

(公告)

第28条　条例、規則及び告示は、下仁田町公告式条例(昭和43年下仁田町条例第3号)により公告しなければならない。

(公文例)

第29条　例規その他の公文書の形式、文例等については、別に定める。

(浄書)

第30条　浄書すべき文書は、担当課において浄書する。

(文書の審査と公印の押印)

第31条　浄書した文書は、浄書者が公印を押印し、発送するものについては、原議とあて先を記載した封筒を添えて、取扱主任に送付しなければならない。この場合において、文書に添えて金券又は物品を発送するときは、金券を添え、物品は、包装した上、それを添えなければならない。

(発送)

第32条　文書の発信者名は、町長名を用いる。ただし、庁内の往復文書及びこれに類するものは、副町長又は、課長名をもって行う。

第33条　文書主管課において発送文書を受けた場合には、書留、速達等特殊な事務取扱を要する文書は、封筒に「書留」、「速達」その他所定の表示をし、区分けする。

(未処理文書の調査)

第34条　取扱主任は、毎月10日までに、収受発送簿により、前月中の文書で未処理のものを調査し、課長に報告しなければならない。

(文書の編集)

第35条　完結した文書は、完結の順序により各号に従って編さんしなければならない。

(文書の保存年限)

第36条　文書の保存年限は、永年、10年、5年、3年及び1年の5区分とし、詳細は、文書分類表の定めるところによる。ただし、法令等によりその保存年限の定めがある文書は、それぞれ法令等の定める年限による。

第37条　永年に属するものは、おおむね次のとおりとする。

(保管の期間)

第38条　原則として、保存年限起算日より3年間を最長の保管期間とします。(従って、保存年限が1年及び3年の簿冊等は次の移し換えを行う必要はなく、それぞれの保管期間が経過した時点で廃棄の作業を行う。)

(移し換え)

第39条　保管期間終了後、保存書庫に保存する。永年、10年の文書については、2階耐火書庫に保存し、その他は、1階書庫に保存する。

(保存)

第40条　文書の保存については、担当課で行うものとする。

(保存書庫の管理)

第41条　全課共通保存書庫は、総務課が管理し、各課の文書量を考慮して書棚の割振りをする。

(保存年限の始期)

第42条　保存年限は、当該文書の完結した日の属する年度の翌年度の4月1日から起算する。

(保存文書の閲覧)

第43条　保存文書の貸出しを受けようとする者又は閲覧しようとする者は、担当課備え付けの保存文書閲覧簿(様式第11号)に記入の上、担当課長の承認をうけなければならない。

(廃棄)

第44条　保存年限を経過した文書の廃棄は、簿冊名目次(様式第12号の1、第12号の2)に担当課長の承認を経て担当課で行う。

(文書移し換え)

第45条　毎年5月、6月を文書整理期間とし、各課ごとに移し換え作業を行う。

(庁外持出の禁止)

第46条　文書は、庁外に持ち出すことができない。ただし、止むを得ない事情により、あらかじめ、担当課長の許可を得た時は、この限りでない。