○下仁田町文書取扱規程

平成12年12月25日

訓令甲第6号

庁中一般

出先機関

下仁田町文書取扱規程(昭和35年下仁田町訓令甲第1号)の全部を改正する。

目次

第1章 総則(第1条―第7条)

第2章 文書の受領、配布及び収受(第8条―第13条)

第3章 文書の処理(第14条・第15条)

第4章 起案及び合議(第16条―第24条)

第5章 例規(第25条―第29条)

第6章 文書の浄書、発送等(第30条―第34条)

第7章 文書の保管、移し換え、保存及び廃棄(第35条―第45条)

第8章 補則(第46条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この規程は、文書の受領、配布、収受、起案、発送及び保存等その他文書の取扱いについて、法令その他別に定めるもののほか、必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この規程において、次の項に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(1) 文書 下仁田町において収受、発送、若しくは、職員がその職務権限に基づいて作成する文書及び図面をいう。ただし、電磁的記録も含まれる。

(2) 課 下仁田町役場課設置条例(昭和45年下仁田町条例第5号)第1条の規定による課、下仁田町会計管理者の補助組織設置規則(昭和42年下仁田町規則第3号)第1条の規定による会計課をいう。

(3) 課長 前号に規定する課長をいう。

(4) 文書主管課 文書の受領、配布及び発送する課をいう。

(5) 文書主管課長 前号に規定する文書主管課の長をいう。

(6) 文書取扱主任 担当課の文書を処理する責任者をいう。

(7) 起案文書 事務処理の発議のため起案した文書で、決裁前のものをいう。

(8) 完結文書 事務処理が完結した文書をいう。

(9) 保管 文書を活用するために、文書が完結した年度及びその翌年度において、事務室で管理することをいう。

(10) 移し換え 文書を保管から保存に移すことをいう。

(11) 保存 完結文書を事務室以外の場所に収納しておくことをいう。

(12) 通信機器 ファクシミリ装置、電子メール及び電子掲示板の利用に係る送受信装置をいう。

(文書取扱の原則)

第3条 文書は正確、迅速に取扱い、事務が円滑、かつ適正に行われるよう管理しなければならない。

2 文書は、常用漢字表(昭和56年内閣告示第1号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)及び送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)により、平易かつ簡明な表現を用いて作成しなければならない。

3 文書の書式は、左横書きとする。ただし、次の各号に掲げるものは、縦書きとすることができる。

(1) 法令の規定等により縦書きと定められているもの

(2) 賞状、表彰状、感謝状、祝辞及び弔辞の類

(3) その他担当課長が縦書きを必要と認めたもの

4 事務を処理するに当たっては、緊急を要する場合のほか、文書をもって行わなければならない。

(文書主管課)

第4条 文書の受領、配布及び発送は、文書主管課で行うものとする。ただし、次の各号に掲げる場合は、この限りでない。

(1) 緊急を要する文書

(2) 受領、配布及び発送困難なものと文書主管課長が認めたもの

2 前項に規定する配布及び発送は、毎日午前1回午後1回とする。

(文書取扱主任の設置)

第5条 課の文書事務を処理する責任者として文書取扱主任(以下「取扱主任」という。)を置く。

2 取扱主任は、課長が係長の中から1名を指名する(係長がいない場合は、課長とする。)が、課の規模にあわせ複数の取扱主任をおくことができる。

3 課長は、取扱主任を指名し、又は異動等により新たに指名したときは、速やかに、文書主管課長に通知しなければならない。

(取扱主任及び事務担当者の職務)

第6条 取扱主任は、課長の命を受け、次の各号に掲げる事項を処理しなければならない。

(1) 文書の収受及び発送に関すること。

(2) 文書の処理の促進及び改善に関すること。

(3) 文書の整理、保管、保存及び廃棄に関すること。

(4) 文書目録、簿冊名目次の作成に関すること。

(5) 文書事務の指導及び改善に関すること。

(6) 未完結文書の追及に関すること。

(7) その他文書事務に関し必要なこと。

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第7条 文書主管課長は、各課等の文書取扱状況を随時調査し、適切な指導をしなければならない。

第2章 文書の受領、配布及び収受

(文書の受領)

第8条 文書は、すべて文書主管課において受領、配布及び発送を行うものとする。

2 各課において直接受領した他課に属する文書又は職員が出張先等において受領した文書は、速やかに文書主管課に回付しなければならない。

3 勤務時間外に到達した文書は、別に定めるところにより、当直者が受領し、緊急の処理を要するものを除き、すべて文書主管課に引継がなければならない。

4 料金の未納又は不足の文書、物件は、官公署から発送したもの及び文書主管課長が認めたものに限り、その料金を支払い、これを受領することができる。

5 受領した文書は、開封せずに各課別に分類し、配布先が不明の文書については開封したうえ内容を審査し、各課別に分類する。ただし、外皮に「親展」と表示されてあるもの、その他秘密の取扱を要する旨の指定のあるもの(以下「秘密文書」という。)は開封しない。

6 官報及び県広報は、文書主管課で保管、保存する。

(特殊文書の受領)

第9条 次に掲げる特殊文書を受領したときは、文書主管課において特殊文書配布簿(様式第3号)に差出人その他を記入のうえ担当課へ配布し、受領印を徴さなければならない。

(1) 書留扱い(現金書留含む)内容証明扱い及び配達証明扱いによる文書

(2) 訴願書、異議申立書、当選承諾書その他到達日時が権利の得失に関係あるものは、収受印の下に到達日時を明記し、取扱者の証印を押さなければならない。

(文書の配布)

第10条 文書主管課は、前条の規定を除き処理された受領文書を、文書主管課が設置した文書配布ボックスにより担当課に配布する。

2 数課に関係のある文書又は物品は、最も関係の深いと認められる課に配布しなければならない。

3 他課に配布すべきものと認められる文書又は物品の配布を受けた課の課長等は、速やかに当該文書又は物品を文書主管課に返付する。返付を受けた文書主管課は、速やかに配布の手続を取らなければならない。

(収受した文書の受付)

第11条 取扱主任は、文書主管課から配布を受けた文書の内容を審査し、収受印(様式第1号)を押し、収受発送簿(様式第6号)に登記を要するものと要しないものに分類し、事務担当者に交付しなければならない。

2 事務担当者は、配布された文書で収受発送簿に登記を要するものにあっては、収受年月日、件名、記号、番号、差出先その他必要な事項を収受発送簿に登記し、担当係長に回付しなければならない。

(1) 登記を要する収受文書

 国等からの通達、通知、照会文書等で、当該文書に基づく通知、回答等を要する文書

 例規扱い文書、争訟関係文書等受領、処理経過等を記録しておく必要のあるもの

 その他取扱主任が必要と認めた文書

3 担当係長は、担当者から回付された文書に、文書分類表による分類番号を記載し、課長に回付しなければならない。ただし、次の各号に該当すると認めるときは、先に上司の供覧に付さなければならない。

(1) 処理前に町長、副町長の供覧に付す必要のあるもの

(2) 重要な文書で上司の指揮により処理する必要のあるもの

(通信機器による収受)

第12条 取扱主任は、通信機器で受信したもののうち、公文書と特定したものは速やかに、前条の例により処理する。

(帳票の種類)

第13条 事務の取扱いに使用する帳票その他は、次の各号に掲げるとおりとする。

(1) 収受印(様式第1号)

(2) 決裁印(様式第2号)

(3) 特殊文書配布簿(様式第3号)

(4)及び(5) 削除

(6) 収受発送簿(様式第6号)

(7) 起案用紙(様式第7号)

(8) 例規番号簿(様式第8号)

(9) 切手受払簿(様式第9号)

(10) 文書目録(様式第10号)

(11) 保存文書閲覧簿(様式第11号)

(12) 簿冊名目次(様式第12号の1第12号の2)

第3章 文書の処理

(処理方針)

第14条 文書の処理は、課長の方針に基づき、取扱主任が中心となり審査し、事務担当者において、迅速な処理に留意して、事案が完結するまでその経過を明らかにしておかなければならない。

(課長の職務)

第15条 課長等は、文書についての最終的判断を行い、事務が円滑適正に処理されるように留意し、その促進に努めなければならない。

第4章 起案及び合議

(起案)

第16条 文書の処理は、起案用紙(様式第7号)に処分案を記載(以下「起案」という。)し、決裁を受けるものとする。ただし、軽易な事項の起案は、起案用紙を用いず、その余白に処分案を朱記するなどの簡便な方法により決裁を受けることができる。

2 重要な事項の起案に当たっては、あらかじめ、上司の指揮を受けなければならない。

3 起案者は、件名、起案者職名、氏名、起案年月日及び施行年月日を起案用紙の当該欄に明記し、認印を押さなければならない。

4 公印を使用したときは、起案用紙の公印欄に認印を押さなければならない。

5 通信機器を利用する施行文書は、起案用紙の施行区分欄にファクシミリ、電子メール及び電子掲示板のいずれかを記載し、決裁をうけなければならない。

(起案理由及び関係書類)

第17条 起案用紙には、起案理由その他参考事項を付記し、かつ、関係書類を添付しなければならない。

(合議)

第18条 他の課に関係する事案は、町長、副町長に提出するに先立って関係課長の合議をうけなければならない。

2 前項の合議事案について関係課の意見が異なるときは、互いに協議し、双方の意見が一致しないときは、上司に各意見を述べ決裁を受けるものとする。

3 起案文書の回議中、原案を加除訂正したときは、これに認印し、特に重要な訂正の場合は、欄外などにその理由を記入しなければならない。

(合議の特例等)

第19条 次の各号に該当する文書は、総務課長に合議又は供覧しなければならない。

(1) 例規文書(指令を除く。)及び通達案類

(2) 議案類

(3) 法令、例規の解釈又は適用の方法に関する案類

(4) その他町政に重大な影響を及ぼす案類

第20条 合議文書で、上司不在のため代決したときは、代決者において「後閲」と明記し、上司在庁の際遅滞なくその文書を後覧に供しなければならない。

(決裁区分)

第21条 起案文書には、次により、その決裁区分を課長が所定の欄に表示しなければならない。

町長決裁 町長の決裁を要するもの

副町長専決 副町長の専決事項に属するもの

課長専決 関係課長の専決事項に属するもの

(決裁)

第22条 事務処理は、担当課長及び副町長を経て町長の決裁をうけなければならない。ただし、会計管理者所管の事務については、この限りでない。

2 町長又は副町長は、必要と認めるものは、担当課に対して、案の訂正又は再起案を命じ、その他のものは町長が決裁する。

3 回議又は合議をうけた旨の表示並びに決裁は、起案用紙に記載された職名の下に、認印を押すことにより行う。

4 町長又は副町長は、決裁を終ったときは、直ちに決裁印(様式第2号)を所定の欄に押し、返付しなければならない。

5 課長は、決裁が終ったときは、直ちに決裁年月日を所定の欄に記入しなければならない。

(回議書の再回)

第23条 決裁の終った回議書(以下「原議」という。)で関係課に合議したものは、その施行に先立って、これを関係課に回示しなければならない。廃案になったときも、また同様とする。

(閲覧)

第24条 上司の閲覧に供すればたりる文書は、余白に「供覧」の表示をして閲覧を受けるものとする。

第5章 例規

(例規文書の種類)

第25条 例規文書の種類は、次のとおりとする。

(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するもの

(2) 規則 地方自治法第15条の規定により制定するもの

(3) 告示 (町長が町内一般又は一部に公示するもの)

(4) 訓令甲 (町長が庁内に対し指揮命令するもので公表するもの)

(5) 訓令乙 (町長が庁内に対し指揮命令するもので公表しないもの)

(6) 訓令丙 (予算について令達するもの)

(7) 訓令丁 (訓令で秘密に属するもの)

(8) 指令 (申請又は願出、伺出等に対する町長の意思表示)

(9) 達 (町長が特定の個人又は団体に対して発する命令)

(例規事務)

第26条 例規文書(指令を除く。)は、文書主管課に備え付けの例規番号簿(様式第8号)に登録しなければならない。

2 指令は、担当課で取扱うものとする。

3 通ちょう、照会その他の文書には、課名の首字を冠し、収受発送簿の登記番号を記入するものとする。ただし、収受発送簿に登記しないものにあっては、かっこを付して課名の首字だけを記入するものとする。

4 秘密を要する文書は、課名の首字の上に、「秘」を加えるものとする。

第27条 前条の文書番号は、毎年4月1日に起し、翌年の3月31日に終るものとする。ただし、同一事件に関する照会、回答等の往復文書は、同一年内に限り、事件完結まで同一番号を用い、各文書は、「の2」、「の3」等の枝番号により区別する。

(公告)

第28条 条例、規則及び告示は、下仁田町公告式条例(昭和43年下仁田町条例第3号)により公告しなければならない。

(公文例)

第29条 例規その他の公文書の形式、文例等については、別に定める。

第6章 文書の浄書、発送等

(浄書)

第30条 浄書すべき文書は、担当課において浄書する。

2 浄書の終ったときは、浄書者が原議の所定欄に認印を押さなければならない。

(文書の審査と公印の押印)

第31条 浄書した文書は、浄書者が公印を押印し、発送するものについては、原議とあて先を記載した封筒を添えて、取扱主任に送付しなければならない。この場合において、文書に添えて金券又は物品を発送するときは、金券を添え、物品は、包装した上、それを添えなければならない。

2 第1項の規定にかかわらず、次の各号に掲げるものは、公印の押印を省略することができる。

(1) 課・所及び室相互間で発する施行文書

(2) その他担当課長・所長及び室長が施行文書の性質、内容等により公印の押印を要しないと認めたもの

3 取扱主任は、前3項の規定により、文書の送付を受けたときは、決裁の有無、形式の成否、浄書、公印の有無、決裁年月日等審査し、収受発送簿に必要な事項を記載するとともに、原議に、分類番号、保存期間及び公開・非公開等を記載しなければならない。

(発送)

第32条 文書の発信者名は、町長名を用いる。ただし、庁内の往復文書及びこれに類するものは、副町長又は、課長名をもって行う。

2 取扱主任は、郵送する文書については、あて先を記載した封筒に入れて、文書主管課に送付しなければならない。

3 文書主管課は、前項により、文書の送付を受けたときは、切手受払簿(様式第9号)に必要な事項を記載してから発送しなければならない。

4 郵送を要しない文書にあっては、取扱主任が、確実な方法により処理しなければならない。

5 通信機器を利用する文書は、送信することにより文書が施行されたものとする。

第33条 文書主管課において発送文書を受けた場合には、書留、速達等特殊な事務取扱を要する文書は、封筒に「書留」、「速達」その他所定の表示をし、区分けする。

(未処理文書の調査)

第34条 取扱主任は、毎月10日までに、収受発送簿により、前月中の文書で未処理のものを調査し、課長に報告しなければならない。

2 課長は、前項の報告を受けたときは、直ちにその内容を調査し、速やかに処理しなければならない。

第7章 文書の保管、移し換え、保存及び廃棄

(文書の編集)

第35条 完結した文書は、完結の順序により各号に従って編さんしなければならない。

(1) 保存の仕方は、文書に穴を開けて、綴じ紐を使って綴じ込む等の簿冊方式とし、簿冊の始めに、文書目録(様式第10号)をつける。

なお、年度終了後、文書目録(様式第10号)の写しを文書主管課に1部提出する。

(2) 普通文書及び例規文書のうち指令に関するものにあっては、会計年度別に、例規文書(指令を除く。)にあっては、暦年別に編集する。ただし、数年にわたる事案に関する文書は、事案完結の年に編集する。

(3) 文書の区分は、文書分類表の分類番号ごとの保存年限別にする。

(4) 類目の多数にわたる文書は、関係の最も多い類目に編入する。

(5) 簿冊の厚さは、約8センチメートルを標準とし、これを超える場合は分冊する。

(6) 文書に附属する図面等で編集に不便なものは、別に編集し、この旨文書に記入する。

(7) 保存年限が異なる文書を一括して編集する必要がある時は、長期の保存期限による。ただし、永年保存文書は別の簿冊とする。

(文書の保存年限)

第36条 文書の保存年限は、永年、10年、5年、3年及び1年の5区分とし、詳細は、文書分類表の定めるところによる。ただし、法令等によりその保存年限の定めがある文書は、それぞれ法令等の定める年限による。

2 前項の規定による保存年限の各区分の基準は、次条の定めるところによる。

第37条 永年に属するものは、おおむね次のとおりとする。

(1) 議会の会議録、議決書等重要書類

(2) 条例、規則その他例規の原議文書

(3) 任免及び賞罰に関する重要書類

(4) 退職、遺族年金に関する重要書類

(5) 褒章位階勲等に関する文書

(6) 訴願、訴訟及び異議の申立てに関する書類

(7) 認可、許可又は契約に関する重要な書類

(8) 事務引継に関する書類

(9) 財産及び町債に関する重要書類

(10) 廃置分合及び境界変更に関する書類

(11) 文書保存台帳

(12) 重要な事業計画及びその実施に関する書類

(13) 町史の資料となる重要書類

(14) 所轄行政庁の令達、通達その他で特に重要な書類

(15) 学校その他重要な機関の設置又は廃止に関する書類

(16) 原簿、台帳で重要なもの

(17) 歳入歳出決算書

(18) その他重要な文書であって、永年保存の必要があると認める書類

2 10年に属するものは、おおむね次のとおりとする。

(1) 国又は県の訓令、指示、例規、重要な通知及び往復文書

(2) 認可、許可、又は契約に関する書類

(3) 行政執行上必要な統計資料に関する資料

(4) 予算、決算及び出納に関する帳簿及び証拠書類

(5) その他10年保存の必要があると認める書類

3 5年に属するものは、おおむね次のとおりとする。

(1) 補助金に関する書類

(2) 調査、統計、報告、証明等に関するもの

(3) 工事又は物品に関する書類

(4) 給与、諸手当に関するもの

(5) その他5年保存の必要と認められるもの

4 3年に属するものは、おおむね次のとおりとする。

(1) 照会、回答、その他往復文書に関するもの

(2) 当直日誌、休暇届、出勤簿等職員の勤務の実態を証するもの

(3) 消耗品及び材料に関する受払簿

(4) その他3年保存の必要を認められるもの

5 1年に属するものは、軽易な文書

(保管の期間)

第38条 原則として、保存年限起算日より3年間を最長の保管期間とします。(従って、保存年限が1年及び3年の簿冊等は次の移し換えを行う必要はなく、それぞれの保管期間が経過した時点で廃棄の作業を行う。)

(移し換え)

第39条 保管期間終了後、保存書庫に保存する。永年、10年の文書については、2階耐火書庫に保存し、その他は、1階書庫に保存する。

(保存)

第40条 文書の保存については、担当課で行うものとする。

(保存書庫の管理)

第41条 全課共通保存書庫は、総務課が管理し、各課の文書量を考慮して書棚の割振りをする。

(保存年限の始期)

第42条 保存年限は、当該文書の完結した日の属する年度の翌年度の4月1日から起算する。

(保存文書の閲覧)

第43条 保存文書の貸出しを受けようとする者又は閲覧しようとする者は、担当課備え付けの保存文書閲覧簿(様式第11号)に記入の上、担当課長の承認をうけなければならない。

2 保存文書は、いかなる理由があっても抜取り、取替え若しくは訂正又は他に転貸してはならない。

3 文書の貸出期間は、5日間以内とする。

(廃棄)

第44条 保存年限を経過した文書の廃棄は、簿冊名目次(様式第12号の1第12号の2)に担当課長の承認を経て担当課で行う。

2 廃棄する保存文書のうち、歴史的価値を有すると認められるものは、教育課長と協議し、別に保存することができる。

3 前項の規定により廃棄する場合は、焼却又は切断しなければならない。

(保存年限と保存年限起算日)

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(文書移し換え)

第45条 毎年5月、6月を文書整理期間とし、各課ごとに移し換え作業を行う。

第8章 補則

(庁外持出の禁止)

第46条 文書は、庁外に持ち出すことができない。ただし、止むを得ない事情により、あらかじめ、担当課長の許可を得た時は、この限りでない。

この規則は、平成13年1月1日から施行する。

(平成18年2月23日訓令甲第1号)

この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

(平成19年3月16日訓令甲第1号)

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

(令和6年3月22日訓令甲第2号)

この訓令は、令和6年4月1日から施行する。

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様式第4号及び様式第5号 削除

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下仁田町文書取扱規程

平成12年12月25日 訓令甲第6号

(令和6年4月1日施行)

体系情報
第3類 行政通則/第2章 文書・公印
沿革情報
平成12年12月25日 訓令甲第6号
平成18年2月23日 訓令甲第1号
平成19年3月16日 訓令甲第1号
令和6年3月22日 訓令甲第2号