下仁田町がぐんま電子入札共同システム(以下「本システム」という。)を用いて行う入札及び入札に関連する事務取扱について、地方自治法、同法施行令その他の関係法令その他別に定めるもののほか、必要な事項を定める。

2　適用範囲

この基準は、電子入札で行うものとして、あらかじめ下仁田町が指定及び公表する調達案件(以下「電子入札案件」という。)に適用する。

3　用語の定義

この運用基準において用いる用語の定義は次のとおりとする。

(1)　協議会

本システムを開発し、運営する主体である「群馬県CALS／EC市町村推進協議会」のことをいう。

(2)　利用者

本システムを利用する個人又は法人をいう。

(3)　ぐんま電子入札共同システム

下仁田町が発注する調達関連業務を行うため、次のサブシステムから構成される情報システムをいう。

①　電子入札システム

入札、開札及びこれに付帯する事務を電子的に執行するためのシステム

②　入札参加資格受付システム

入札参加資格申請及びその受付を電子的に行うシステム

③　入札情報公開システム

発注案件情報、開札結果及び入札参加資格者名簿等を電子的に公開するシステム

(4)　電子入札

本システムを使用して、電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。)の送受信により執行する入札、開札及び見積合わせに関わる業務をいう。

(5)　紙入札

本システムを使用しないで、従来の紙による入札書、見積書を使用した入札、開札及び見積合わせに関わる事務をいう。

①　従来の紙入札

4―2及び4―3により、入札会場で、全ての入札参加者が紙で行う入札をいう。

②　電子入札における紙入札

4―1により、電子入札案件であるが、一部の入札参加者が紙での提出を行う入札をいう。

(6)　ICカード

電子署名法及び認証業務に関する法律(平成12年法律第102号)に基づき、主務大臣の認定を受けた特定認証業務を行う者が発行する電子証明書が格納された電子入札用ICカードをいう。

(7)　ID／パスワード

本システムが、利用者を特定するために発行するID／パスワードをいう。

(8)　発注担当者

下仁田町において、入札又は発注に係る業務を担当する者をいう。

(9)　入札参加者

本システムを用いて入札に参加する者又は入札に参加しようとする者をいう。

4　電子入札による調達案件の取扱い

発注担当者は、電子入札案件については、次の4―1又は4―2による場合を除き、入札参加者の紙入札による参加を認めない事とする。

発注担当者は、入札参加者が紙入札による参加を希望する場合は、紙入札参加申出書(様式第1号)を入札書受付締切日時までに提出させなければならない。

また、発注担当者は、4―3に示す場合は入札参加者に対し、紙入札による参加に変更できるものとし、変更した場合は、紙入札移行通知書(様式第2号)により変更となる案件の入札参加者に対し、通知をしなければならない。

4―1　紙入札での参加を認める基準

(1)　ICカードが失効、閉塞、破損、登録内容の変更等で使用できなくなり、ICカード再発行の申請(準備)中の場合

(2)　その他、発注担当者がやむを得ない事由であると判断した場合

4―2　電子入札から紙入札への変更を認める基準

12―2に示す場合とする。なお、入札参加者が既に本システムにおいて入札書を提出済みの場合であっても、該当の入札書は開札しないものとする。

4―3　発注担当者の責による紙入札への変更の基準

(1)　発注担当者の錯誤により、電子入札案件に参加できない者を電子入札案件に指名した場合

(2)　その他の事由による場合で、発注担当者が紙入札による執行が必要であると判断した場合

なお、上記(2)の場合については、入札参加者が既に本システムにおいて入札書を提出済みの場合であっても、該当の入札書は開札しないものとする。

5　調達案件の設定等

5―1　各受付期間等の時間設定

発注担当者が本システムに発注案件を登録する場合は、以下に示す基準により各受付期間等の時間設定をおこなうこととする。

(1)　入札書受付締切日時は、開札予定日の前日の午後4時を基準とする。

(2)　建設業法(昭和24年5月24日法律第100号)第20条に定める期間については、指名の通知又は入札の参加資格確認結果の通知を行った日の翌日から入札書受付締切日までの期間とする。

(3)　内訳書開封予定日時は、事前準備に要する最低時間を勘案して時間設定をする。

(4)　入札書受付開始の日は、入札書受付締切日の2日前を基準とする。

(5)　その他の期間等日時の設定に当たっては、各入札方式とも従来の紙入札における運用に準じて設定するものとする。

5―2　入札説明書等の電子ファイルの形式

発注担当者は、本システムに入札公告及び入札説明書等を電子ファイルで添付する場合は、原則として、書換えのできないPDFファイルとする。ただし、工事費内訳書、申請書等の入札参加者が提出のために編集を要する場合においては、次の電子ファイルの形式により作成する事とする。

(1)　Microsoft Word Word2007以降で、拡張子がdocx(以前の拡張子がdocのファイルは不可)

(2)　Microsoft Excel Excel2007以降で、拡張子がxlsx(以前の拡張子がxlsのファイルは不可)

(3)　テキストファイル　拡張子TXT又はCSV(カンマ区切り)

(4)　電子ファイルの圧縮を行う場合は、ZIP形式を指定することとするが、自己解凍方式は認めないこととする。

5―3　公告日、公表日以降の調達案件登録情報の修正

告示日又は公表日以降において、調達案件登録情報について錯誤が認められ修正する必要がある場合は、発注担当者は登録情報の訂正を速やかに行い、当該案件の入札参加者に対し、メール又ファクシミリにより速やかに連絡を行うとともに、ホームページなどにおいて周知するものとする。ただし、発注担当者が修正困難と判断した場合は、当該案件の入札を延期又は中止する。

6　参加資格確認申請、工事費内訳書等

発注担当者は、電子入札発注案件において、一般競争入札方式等により発注した場合は、入札参加行者に対して、原則として、本システムによる申請書等を求めることとする。また、建設工事案件について、工事費内訳書の提出を要する場合についても同様に本システムにより工事費内訳書の提出を求めることとする。

6―1　関係書類の電子ファイルの形式

発注担当者は、入札参加者に対し本システムにより電子ファイルの提出を求める場合は、原則として書換えのできないPDFによる作成を求めることとする。ただし、入札参加者が提出のために、編集を要する工事費内訳書などについては、次の電子ファイルの形式により作成することができる。

(1)　Microsoft Word Word2007以降で、拡張子がdocx(以前の拡張子がdocのファイルは不可)

(2)　Microsoft Excel Excel2007以降で、拡張子がxlsx(以前の拡張子がxlsのファイルは不可)

(3)　画像ファイル　JPEG形式

(4)　電子ファイルの圧縮を認める場合は、ZIP形式を指定することとするが、自己解凍方式は認めないこととする。

6―2　本システムによらない関係書類の提出方法は以下のとおりとする。

発注担当者は、次に示す場合については、本システムによる提出ではなく、郵送又は持参による提出を求めることとする。

(1)　紙入札での参加を認める場合

(2)　入札参加者が提出する電子ファイルの容量により、本システムへの登録が困難な場合

(3)　案件の内容により、本システムによる提出が困難又は適当でないと認められる場合

6―3　工事費内訳書の事前チェック

電子データとして作成され、提出された工事費内訳書は、入札書受付締切後に事前にチェックすることができるものとする。なお、事前に印刷出力した内訳書は、内容が対外的に漏えいすることがないよう、開札日時まで善良なる管理者の注意をもって保管するものとする。

6―4　ウイルスの感染対策

発注担当者は、提出された電子ファイルを直接閲覧等の操作をせずに、端末機に保存の後にウイルスチェックを行ってから閲覧等の操作を行うものとする。

提出された電子ファイルがウイルスに感染していることが判明した場合は、直ちに作業を中止し、情報セキュリティ管理者に報告するとともに、当該電子ファイルを提出した入札参加者等と関係書類の提出方法を協議することとする。また、当該参加者等に対し、ウイルス感染に至った経緯について報告させるとともに、再発防止の措置を講じるよう指導することとする。

7　入札説明書・調達案件内容に対する質問回答

電子入札発注案件に関する質問及び回答は、以下のとおりとする。

7―1　質問

入札参加者からの発注案件に関する質問は、本システムによらないものとし、電子メール又はファクシミリにより受け付けることができるものとする。

7―2　回答

発注担当者は、前項により受け付けた入札参加者等からの質問に対する回答は、下仁田町ホームページにより公開することにより回答するものとする。

8　入札書等

8―1　入札書の無効等

発注担当者は、入札参加者から提出された入札書が入札金額等の必要な事項の入力を欠いている場合のほか、次に該当する入札の場合は無効とする。

(1)　工事費内訳書の添付を必要とする案件の場合で、工事費内訳書の添付が無い場合

(2)　入札書の金額と工事費内訳書の金額が不一致の場合

(3)　入札書が入札書受付締切日時以降に到着した場合

9　開札

発注担当者は、開札予定日時以降に本システムにより速やかに開札を行うこととする。なお、紙により提出された入札書は、開札予定日時以降に発注担当者が入札金額を本システムに入力した後、速やかに開札を行うこととする。

9―1　立会人の選任

発注担当者は、電子入札の開札においては、地方自治法施行令第167条の8第2項により開札立会人を選任しないものとする。ただし、入札参加者が立ち会いを希望する場合は、それを認めなければならない。なお、開札に立ち会う者は、入札執行者の指示があるまで入札会場を退場することができない。

9―2　くじの実施について

落札となるべき金額を入札した者が複数あり、くじにより落札候補者の決定を行うこととなった場合は、入札参加者が入力した任意の数値等を用いた本システムによる電子くじを実施する。なお、紙入札による場合は、紙入札者が決めた任意の数値を発注担当者が本システムに入力することにより行う。

9―3　第2候補者の決定

第2候補者となるべき金額を入札した者が複数あり、電子くじにより第2落札候補者の決定を行うことができない場合は、入札に関係の無い職員にくじを引かせるものとする。

10　入札参加者のICカード及びパスワード

10―1　電子入札に使用できるICカード

下仁田町の電子入札に参加できる者は、下仁田町の入札参加資格を有する者のうち、本システムにICカードの利用者登録が完了している者とする。

10―2　ICカードの名義

(1)　入札参加資格者名簿に登録してある者の代表者

(2)　入札参加資格者名簿に登録してある者の代表者から、入札・見積契約に関する委任を受けている者

10―3　ICカードが失効した場合の取り扱い

本システムに利用者登録したICカードの名義人が、当該企業に属さないこととなった場合、ICカードの有効期限が終了した場合等により失効した場合は、当該ICカードによる電子入札への参加を認めない。ただし、当該企業において登録している他の有効なICカードを用いて、電子入札に参加することができる。

10―4　特定建設工事共同企業体におけるICカードについて

特定建設工事共同企業体(以下「特定JV」という。)用に利用者登録可能なICカードは特定JVの代表構成員の代表者又は代表構成員の代表者から委任された者のICカードとする。

10―5　権限のない者のICカードが使用された場合の取り扱い

入札、見積及び契約権限のない者のICカードを使用して提出された入札参加申請書等又は入札書は、無効とする。

10―6　パスワードの管理について

入札参加資格を有する者に対し、パスワードを適切に管理し、適宜更新するよう指導するものとする。

11　不正行為等

入札参加者がICカード、ID／パスワードの不正利用、虚偽の入札参加資格申請・入札書の提出等不正な行為により入札を行った場合、その他本システムの不適切な使用を行った場合は、指名停止等の適切な措置をとるものとする。

12　システム障害等について

12―1　下仁田町等のシステム障害

本システムのサーバ、ネットワーク及び関係機器・施設等、若しくは下仁田町のネットワーク及び関係機器・施設等の障害により入札、開札業務が処理できないことが判明した場合は、その原因、復旧見込み等を調査検討して、入札又は開札業務の延期又は中止、紙入札への移行などの処置を行うこととする。この場合は、本システムで連絡するか又は本システム以外の確実な連絡方法(電話又はファクシミリ等)により入札参加者に必要な事項を連絡するものとする。

12―2　入札参加者側の障害について

天災、電力会社の原因による広域的・地域的な停電、通信事業者(プロバイダを含む。)の原因によるネットワーク障害、その他やむを得ない事情により入札参加者が本システムによる入札、開札に参加できないことが判明した場合は、その原因、復旧見込み等を調査検討して、必要があれば入札、開札業務の延期、紙入札への移行などの処置を行うこととする。この場合は、本システム以外の確実な連絡方法(電話、ファクシミリ又はメール等)により入札参加者に必要な事項を連絡するものとする。

附則